Adjointe Administrative / Administrative Assistant

Sous la direction du directeur d'usine, l’assistante administrative effectue des tâches administratives essentielles afin de supporter les différents départements de la raffinerie, les gestionnaires et les professionnels. Le rôle vise à fluidifier les communications internes et externes, à assurer la conformité documentaire et à optimiser la gestion quotidienne des activités de bureau de l'usine.

Responsabilités principales:

Support au département des achats

• Créer les PO suite à la réception d’une demande d’achat pour une pièce ou un service.

• Faire la réception des pièces ou services dans le système comptable.

• Faire le traitement et le suivi des factures au niveau des comptes payables.

• Faire la fermeture des PO dans le système lorsque toutes les factures ont été réceptionnées.

• Faire le suivi des courus à la fin de chaque mois comptable.

Support au département de la logistique

• Créer et imprimer les billets de chargement pour les différents produits finis et les traiter.

• Créer les billets , préparer et envoyer les documents d'exportation au courtier de douane pour les expéditions par wagon et par flexibag.

• Faire les demandes de PO pour chaque exportation de produit fini en wagon citerne et flexibag.

• Faire la réception des factures en lien avec la location et l’entreposage de la flotte de wagon citerne.

• Faire les entrées de données pour les livraisons d’huiles intercompagnie dans le système OMS.

• Créer et imprimer les bons des entrées de l’huile, les traiter, les scanner vers OMS puis les envoyer aux fournisseurs.

• Faire le traitement et le suivi des factures au niveau des comptes clients.

Support au département de projet

• S’assurer que la documentation lors de la demande de CAPEX est complète et selon les standards de l’organisation.

• Générer la chaîne d’approbation de la demande de CAPEX dans Workday.

• Faire le suivi des approbations.

• Transmettre les informations du CAPEX au demandeur une fois la chaîne d’approbation est complétée.

• Fournir une mise à jour mensuelle au demandeur sur les dépenses inscrites dans le budget du CAPEX.

Support aux autres départements

• Assister à la documentation, au classement et à la mise à jour des différentes procédures dans le cadre des certifications ISO.

• Toutes autres tâches connexes.

Exigences requises:

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) ou collégiales (DEC) en secrétariat, en administration, ou combinaison d'études et d'expérience de travail jugée équivalente.

• Minimum de 3 à 5 ans d'expérience dans un rôle de soutien administratif, idéalement dans un environnement industriel, manufacturier ou de raffinage de procédés.

• Excellentes habiletés de communication verbale et écrite.

• Rigueur, minutie et sens développé de l'organisation et de la gestion des priorités.

• Sens aigu de la confidentialité et du professionnalisme.

• Autonomie et capacité à collaborer efficacement avec des équipes multidisciplinaires.

• Bilinguisme intermédiaire (français et anglais, oral et écrit) pour communiquer avec les fournisseurs, clients externes et équipe GFL.

• Excellente maîtrise de la Suite Google (Docs, Sheets, Slides, Drive, Gmail).

Environnement de travail:

• Poste permanent, à temps plein, a raison de 35 à 40h par semaine

• Horaire du lundi au vendredi, de jour

• Salaire: 40-55k par an, flexible selon l'expérience du candidat

• Le titulaire du poste consacre 100 % de son temps à du travail de bureau sur site. Bien que le rôle s'exécute principalement dans l'administration, une collaboration ponctuelle avec les équipes de terrain peut être requise lors d'événements spéciaux de l'usine.

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