Executive Assistant, President's Office / Adjoint·e à la direction, Bureau de

French Ad follow English Ad

Partner with the President & Founder to advance our purpose-driven mission with clarity and care

Enable an effective Board by managing agendas, materials, and action items

Help drive our mission to better prepare youth for their future

We encourage you to apply!

We invite you to submit your application to join Let’s Talk Science – Canada’s leading national, charitable organization that engages youth in science, technology, engineering and math (STEM). Let’s Talk Science believes equity, diversity and inclusion strengthen the community and enhance excellence, innovation and creativity. We are committed to employment equity, building a diverse workforce and accessibility for all employees and program participants. We invite you to complete a brief questionnaire to help us build and measure our efforts to attract members of Equity Deserving communities to employment with Let’s Talk Science at https://questionpro.ca/t/AB3unpnZB3uwj1.

Executive Assistant, President’s Office

At Let’s Talk Science, we're more than just an organization – we're a national force for making a positive impact in the education sector in Canada. We are seeking a highly organized and deadline driven professional who provides a high-level of administrative, governance, and strategic support to the President in advancing the mission and priorities of Let’s Talk Science. This role serves as a key partner to the President, enabling effective decision-making, ensuring the smooth functioning of the Board of Directors and its committees, and strengthening alignment between governance and organizational strategy. In addition to core executive support responsibilities, the role contributes to governance excellence and, in select areas, functions as an extension of the President’s Office - anticipating needs, advancing priorities, and supporting cross-organizational coordination. Central to this role is an understanding that the Office of the President represents the mission, values, and aspirations of Let’s Talk Science, and reflects these in all interactions and outputs.

Requirements/Qualifications

• Post-secondary education in administration, business, public administration, or related field, or equivalent experience
• Minimum 5 years’ experience in executive-level administrative and governance support roles Demonstrated experience supporting boards of directors and governance processes
• Strong proficiency in Microsoft Office; experience with board portals or document management systems (e.g., SharePoint) preferred
• Experience with Raiser’s Edge or customer relationship management (CRM) systems an asset
• Fluency in both English and French an asset
• Demonstrated professionalism, including the ability to maintain confidentiality and act with tact, integrity and diplomacy
• Outstanding written communication skills, including in preparation of material across various formats and audiences
• Advanced oral communication, interpersonal and relationship management skills, including ability to influence and build productive working relationships with external stakeholders
• Strong understanding of overnance best practices and board dynamics
• Exceptional organizational and project management skills
• Ability to anticipate needs and operate proactively while managing competing priorities in a fast-paced environment
• Ability to work outside of regular hours on occasion

A full position description can be downloaded from our website at: https://letstalkscience.ca/employment-opportunities. We also invite you to visit our website letstalkscience.ca to learn more about our organization including our historical and ongoing commitment to equity, diversity, inclusion and accessibility (https://letstalkscience.ca/about-us/equity). We also ask that you consider completing a brief questionnaire to help us build and measure our efforts to attract members of Equity Deserving communities to employment with Let’s Talk Science at https://questionpro.ca/t/AB3unpnZB3uwj1

WHAT WE OFFER: BENEFITS AND PERKS OF WORKING AT LET’S TALK SCIENCE

• Flexible hours and Flexible Friday’s year round
• Remote work option that enables you to join us anywhere in Canada with support for set-up and connectivity
• Generous vacation package: 3 weeks' vacation to start + 2-week paid winter closure
• Flexible holiday policies that allow for observance of diverse cultural and religious holidays
• 10 paid sick days
• Comprehensive group benefits coverage on a premium cost-shared basis, including: health, dental, vision, Employee Assistance Program (EAP), life, long-term disability (LTD) and critical illness (starting at 3 months)
• Support for professional development and training to support our commitment to EDIA
• Years of Service Recognition

Expected hiring range: $60,000.00 - $70,000.00. Placement in the range will be based on factors such as market conditions, internal equity and candidate experience, skills and qualifications relevant to the role.

Application Process

To be considered, applicants must submit the following materials:

• A cover letter
• A resume

Applications that do not include all required documents may not be reviewed.

Application Deadline

Please submit your application quoting “Executive Assistant, President’s Office” as outlined below by 11:59 pm ET on May 21, 2026 to:

Shawna Agathos

Human Resource Generalist, Let’s Talk Science

1510 Woodcock Street, Unit 8 London ON N6H 5S1

Or via email: hr@letstalkscience.ca (please submit all documents in one pdf file)

FAX: (519) 474-4085

A member of our Human Resources team reviews ALL applications submitted as outlined above– yes, a real person reviews resumes! We are excited to read more about what amazing things you could add to Let’s Talk Science.

Please Be Aware of Fraud

Interested candidates should apply as outlined in the job posting. We communicate directly with candidates and will not request banking information, payment, or fees during any point of the recruitment process. We do not conduct interviews via text message. If you suspect that a third party is impersonating Let’s Talk Science or requests payment on behalf of Let’s Talk Science, please contact us via hr@letstalkscience.ca

Equity Statement

Let’s Talk Science is committed to implementing the Calls to Action framed by the Truth and Reconciliation Commission. We acknowledge the shared lands we live and work on across Canada and that our national office is situated on the traditional territory of the Haudenosaunee, Wyandot and Anishinaabe.

Let’s Talk Science values the diverse and intersectional identities of its stakeholders and staff. Let’s Talk Science believes equity, diversity and inclusion strengthen the community and enhance excellence, innovation and creativity and is committed to accessibility for all employees. We are committed to employment equity and building a diverse workforce reflective of Canadian society that will enrich our work and learning environment. Let’s Talk Science seeks applicants who embrace our values of equity, anti-racism and inclusion. As such, we encourage applications from candidates that have been historically disadvantaged and marginalized, including applications who identify as First Nations, Métis and/or Inuit/Inuk, Black, racialized, a person with a disability, women, and/or 2SLGBTQ+.

All qualified applicants are encouraged to apply; however, in accordance with Canadian immigration requirements applicants must be eligible to work in Canada. We are committed to providing accommodation to those with a disability or medical necessity. If you require an accommodation in order to participate in the recruitment process, please notify us and we will work together on the accommodation request. We thank everyone for their expression of interest and are truly appreciative of the time individuals put into applying. However, with the limitations on time only those selected for an interview will be contacted. No telephone, walk-ins or agency inquiries please.

Collaborez de près avec la présidente fondatrice pour concrétiser notre mission, avec structure, cohérence et souci du détail

Assurez l’efficacité du conseil d’administration en orchestrant les ordres du jour, les documents et le suivi des actions

Contribuez à notre mission visant à mieux préparer les jeunes à leur avenir

Nous vous invitons à soumettre votre candidature!

Nous vous invitons à soumettre une candidature afin de vous joindre à l’équipe de Parlons sciences – un organisme sans but lucratif canadien primé au niveau national qui encourage les jeunes à s’intéresser aux sciences, à la technologie, à l’ingénierie et aux mathématiques (STIM). Parlons sciences croit que l’équité, la diversité et l’inclusion renforcent la communauté et favorisent l’excellence, l’innovation et la créativité. En tant qu’organisme, Parlons sciences s’engage à respecter l’équité en matière d’emploi, à constituer une main-d’œuvre diversifiée et à assurer l’accessibilité aux programmes à tout le personnel ainsi qu’à l’ensemble des participants et participantes. Nous vous invitons à remplir un bref questionnaire qui nous aidera à analyser nos efforts en vue de recruter des personnes membres de communautés en quête d’équité, au https://questionpro.ca/t/AB3unpnZB3uwj1

Adjoint·e à la direction, Bureau de la présidente

Chez Parlons sciences, nous sommes bien plus qu’un organisme : nous sommes une force motrice à l’échelle nationale, engagée à générer un impact positif durable dans le secteur de l’éducation au Canada. Nous recherchons une personne professionnelle très organisée et orientée vers le respect des délais, qui offrira un soutien administratif, de gouvernance et stratégique de haut niveau à la présidente afin de faire avancer la mission et les priorités de Parlons sciences. À titre de partenaire clé de la présidente, la personne occupant ce rôle contribue à une prise de décision efficiente, assure le bon déroulement des travaux du conseil d’administration et de ses comités, et renforce la cohérence entre la gouvernance et la stratégie organisationnelle. Au-delà des fonctions clés de soutien à la direction, ce rôle participe à l’excellence en gouvernance et, dans certains dossiers, agit comme un prolongement du bureau de la présidente — en anticipant les enjeux, en faisant avancer les priorités et en assurant une coordination organisationnelle fluide. Ce rôle repose sur une compréhension essentielle : le bureau de la présidente incarne la mission, les valeurs et les aspirations de Parlons sciences, et les traduit dans chacune de ses interactions et de ses réalisations.

Exigences et qualification

• Études postsecondaires en administration, en gestion, en administration publique ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente
• Minimum de 5 ans d’expérience dans des fonctions de soutien administratif et de gouvernance auprès de la haute direction. Expérience démontrée dans le soutien aux conseils d’administration et aux processus de gouvernance
• Excellente maîtrise de Microsoft Office; une expérience avec des portails de conseil d’administration ou des systèmes de gestion documentaire (p. ex., SharePoint), un atout
• Maîtrise de Raiser’s Edge ou des systèmes de gestion de la relation client (CRM), également un atout
• Maîtrise du français et de l’anglais, un atout
• Professionnalisme avéré, y compris une grande capacité à préserver la confidentialité et à faire preuve de tact, d’intégrité et de diplomatie
• Excellentes compétences en communication écrite, notamment pour la préparation de documents adaptés à divers formats et publics
• Excellentes compétences en communication orale, en relations interpersonnelles et en gestion des relations, avec une capacité démontrée à influencer et à établir des relations de travail productives avec des parties prenantes externes
• Solide compréhension des meilleures pratiques en matière de gouvernance et du fonctionnement des conseils d’administration
• Compétences avérées en organisation et en gestion de projet
• Capacité à anticiper les besoins et à agir de manière proactive, tout en gérant des priorités concurrentes dans un environnement dynamique et en évolution rapide
• Capacité à travailler en dehors des heures régulières à l’occasion

Une description complète du poste peut être téléchargée sur notre site Web à l’adresse suivante : https://parlonssciences.ca/travaillez-pour-nous. Nous vous invitons également à consulter notre site Web parlonssciences.ca pour en savoir davantage sur notre organisme, notamment sur notre engagement de longue date et continu envers l’équité, la diversité, l’inclusion et l’accessibilité (EDIA) (https://parlonssciences.ca/a-notre-sujet/equite).

CE QUE NOUS OFFRONS : AVANTAGES ET PRIVILÈGES LIÉS AU FAIT DE TRAVAILLER CHEZ PARLONS SCIENCES

• Des horaires flexibles et les vendredis flexibles toute l'année.
• La possibilité de travailler à distance, ce qui vous permet d’interagir avec nous à partir de n’importe où au Canada. Vous aurez du soutien pour l’installation et la connectivité.
• Des vacances généreuses : 3 semaines de vacances dès l’embauche et congé payé de 2 semaines à l’occasion de la période des Fêtes.
• Des politiques de congés flexibles permettant de respecter les diverses fêtes culturelles et religieuses;
• 6 jours de congé maladie payés;
• Un régime complet d’avantages sociaux collectif comprenant assurance médicaments, dentaire, soins de la vue, un programme d’aide aux employés (PAE), assurance vie, assurance invalidité de longue durée et assurance maladies graves (après 3 mois).
• Du soutien au perfectionnement et à la formation afin d'appuyer notre engagement envers l'EDIA.
• La reconnaissance pour années de service.

Fourchette salariale prévue : 60 000,00 $ à 70 000,00 $. Le salaire sera déterminé en fonction de facteurs tels que les conditions du marché, le principe d'équité à l'interne et l'expérience, les compétences et la qualification du candidat ou de la candidate en rapport avec le poste.

Processus de candidature

Pour que leur candidature soit prise en considération, les candidat·es doivent fournir les documents suivants :

• Une lettre de motivation
• Un curriculum vitae

Les candidatures qui ne comprennent pas tous les documents requis pourraient ne pas être examinées

Date limite de dépôt des candidatures

Veuillez envoyer votre candidature en indiquant « Adjoint·e à la direction, Bureau de la présidente » avant 23 h 59 (heure de l'Est) le 21 mai 2026 à :

Shawna Agathos

Généraliste en ressources humaines, Parlons sciences

1510, rue Woodcock, bureau 8, London (Ontario) N6H 5S1

Courriel : hr@letstalkscience.ca (prière d’envoyer tous les documents dans un seul fichier PDF)

TÉLÉCOPIEUR : 519 474-4085

Un membre de notre équipe des ressources humaines examine TOUTES les candidatures soumises selon les modalités décrites ci-dessus – oui, une vraie personne évalue les CV! Nous sommes impatients d’en savoir plus sur tout ce que vous pourriez apporter à Parlons sciences.

Veuillez prendre garde à la fraude

Les personnes intéressées sont invitées à postuler conformément aux modalités indiquées dans l’offre d’emploi. Nous communiquons directement avec les candidat·es et ne demanderons jamais d’informations bancaires, de paiement ou de frais à aucune étape du processus de recrutement. Aucun entretien n’est mené par message texte. Si vous soupçonnez qu’un tiers usurpe l’identité de Parlons sciences ou demande un paiement en son nom, veuillez nous contacter à l’adresse suivante : hr@letstalkscience.ca.

Déclaration d’équité

Parlons sciences s’engage à mettre en œuvre les appels à l’action formulés par la Commission de vérité et réconciliation. Nous reconnaissons les terres partagées sur lesquelles nous vivons et travaillons au Canada et que notre bureau national est situé sur le territoire traditionnel des Haudenosaunee, des Wyandot et des Anichinabés.

Parlons sciences valorise les identités diverses et intersectionnelles de ses intervenants et de son personnel. Parlons sciences croit que l’équité, la diversité et l’inclusion renforcent la communauté et favorisent l’excellence, l’innovation et la créativité et s’engage à assurer l’accessibilité à tout son personnel. Nous nous engageons à respecter l’équité en matière d’emploi et à constituer une main-d’œuvre diversifiée reflétant la société canadienne, qui enrichira notre environnement de travail et d’apprentissage. Parlons sciences recherche des candidats et candidates qui adhèrent à ses valeurs d’équité, d’antiracisme et d’inclusion. Par conséquent, nous encourageons les candidatures de personnes qui ont été historiquement désavantagées et marginalisées, y compris celles qui s’identifient comme membres des Premières Nations, Métis et/ou Inuit/Inuk, femmes, personnes noires, racialisées, handicapées et/ou bispirituelles, lesbiennes, gaies, bisexuelles, transgenres, queers et autres (2SLGBTQ+).

Toutes les personnes qualifiées sont encouragées à postuler; toutefois, conformément aux exigences canadiennes en matière d’immigration, les candidates et candidats doivent être autorisés à travailler au Canada. Nous nous engageons à fournir des aménagements aux personnes vivant avec un handicap ou ayant une contrainte médicale. Si vous avez besoin d’un aménagement pour participer au processus de recrutement, veuillez nous en informer et nous travaillerons ensemble pour répondre à votre demande d’aménagement. Nous remercions toutes les personnes qui ont manifesté leur intérêt et sommes reconnaissants du temps qu’elles ont consacré à leur candidature. Toutefois, compte tenu des contraintes liées au temps, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

Pay: $60,000.00-$70,000.00 per year

Benefits

• Company events
• Dental care
• Disability insurance
• Employee assistance program
• Extended health care
• Life insurance
• Paid time off
• Vision care
• Work from home

Work Location: Remote