Bilingual Receptionist

Company Description

Abrams Auto Transport is a company with over 40 years of expertise in car hauling, vehicle transportation, and cross-border services. Utilizing a modern fleet of trucks, we provide a comprehensive range of delivery services to both local and long-haul destinations. Our team includes fully qualified and experience dcar hauler brokers and drivers operating across Canada. With a focus on reliability and professionalism, we cater to jobs of all sizes.

Role Description

We are looking for a bilingual Receptionist to join our team! You will play a pivotal role in maintaining the smooth operation of our office. Your responsibilities will include managing daily administrative tasks, organizing office processes, and providing support to team members. From handling communication and scheduling to document preparation and maintaining a welcoming office environment, your attention to detail and organizational skills will be essential. We are seeking a proactive individual who can thrive in a dynamic work environment, demonstrating proficiency in office software, and strong communication.

Core Competencies

• Accountability
• Adaptability
• Communication
• Critical Thinking
• Teamwork

Job Duties

• · Provide administrative support to ensure efficient office operations
• · Manage and organize office files, records, and documents
• · Handle incoming calls, emails, and inquiries, directing them appropriately
• · Schedule and coordinate appointments
• · Prepare and edit documents, reports, and presentations
• · Assist in maintaining office supplies and equipment
• · Greet and assist visitors, ensuring a positive office experience
• · Collaborate with other team members to facilitate communication and workflow
• · Assist in basic financial tasks, such as expense tracking and invoicing
• · Perform general clerical duties, including photocopying, scanning, and faxing
• · Organization of company events
• · Any other duties as required

Requirements

• · Proficient in English as well as oral and written French at the advanced level
• · Proven experience as an administrative assistant/receptionist or relevant role
• · Strong organizational and multitasking skills
• · Proficient in MS Office Suite and basic office software
• · Microsoft Excel skills are an asset
• · Excellent verbal and written communication skills
• · Detail-oriented with a high level of accuracy
• · Ability to work independently and collaboratively
• · Basic knowledge of office equipment and maintenance
• · Problem-solving and time management abilities
• · May require the individual to lift up to 60lbs

Language:

• English
• French (required)

Work Location: In person

Description de l'entreprise

Abrams Auto Transport est une société basée à Toronto, en Ontario, avec plus de 40 ans d'expertise dans le transport de voitures, le transport de véhicules et les services transfrontaliers. En utilisant une flotte moderne de camions, nous fournissons une gamme complète de services de livraison vers des destinations locales et longue distance. Notre équipe comprend des courtiers et des chauffeurs de transport de voitures qualifiés et expérimentés opérant dans tout le Canada. En mettant l'accent sur la fiabilité et le professionnalisme, nous répondons à des emplois de toutes tailles.

Description du rôle

Nous sommes à la recherche d'un réceptionniste bilingue pour rejoindre notre équipe ! Vous jouerez un rôle central dans le bon fonctionnement de notre bureau. Vos responsabilités comprendront la gestion des tâches administratives quotidiennes, l'organisation des processus de bureau et la fourniture de soutien aux membres de l'équipe. De la gestion de la communication et de la planification à la préparation des documents et au maintien d'un environnement de bureau accueillant, votre souci du détail et vos compétences organisationnelles seront essentielles. Nous sommes à la recherche d'une personne proactive qui peut s'épanouir dans un environnement de travail dynamique, démontrer sa maîtrise des logiciels de bureau et une forte communication.

Compétences de base

Responsabilité

Adaptabilité

Communication

Esprit critique

Collaboration

Tâches professionnelles

· Fournir un soutien administratif pour assurer des opérations de bureau efficaces

· Gérer et organiser les dossiers, les dossiers et les documents de bureau

· Traiter les appels entrants, les e-mails et les demandes de renseignements, en les dirigeant de manière appropriée

· Planifier et coordonner les rendez-vous

· Préparer et éditer des documents, des rapports et des présentations

· Aider à l'entretien des fournitures et de l'équipement de bureau

· Accueillir et aider les visiteurs, en assurant une expérience de bureau positive

· Collaborer avec les autres membres de l'équipe pour faciliter la communication et le flux de travail

· Aider aux tâches financières de base, telles que le suivi des dépenses et la facturation

· Effectuer des tâches générales de bureau, y compris la photocopie, la numérisation et la télécopie

· Organisation d'événements d'entreprise

· Toute autre tâche au besoin

Exigences

· Maîtrise de l'anglais ainsi que du français oral et écrit au niveau avancé

· Expérience avérée en tant qu'assistant administratif/réceptionniste ou rôle pertinent

· Solides compétences organisationnelles et multitâches

· Maîtrise de la suite MS Office et des logiciels de bureau de base

· Les compétences en Microsoft Excel sont un atout

· Excellentes compétences en communication verbale et écrite

· Orienté vers les détails avec un haut niveau de précision

· Capacité à travailler de manière indépendante et collaborative

· Connaissance de base de l'équipement de bureau et de l'entretien

· Capacités de résolution de problèmes et de gestion du temps

· Peut exiger que l'individu soulève jusqu'à 60 livres

Langue :

Anglais

Français (obligatoire)

Lieu de travail : En personne